Сегодня основным документом для работников является трудовая книжка. На основании содержащихся в ней данных инспектор ПФР рассчитывает и оформляет пенсию.
Нет книжки — трудовая деятельность должна быть подтверждена справкой. Необходима справка о стаже с любого предприятия, где работал новый пенсионер.
Что это за документ и зачем он нужен?
Чтобы подтвердить период работы для оформления пенсии, необходима справка о трудовом стаже.
В том числе для оформления льготной пенсии (в связи с предыдущим стажем и неблагоприятными условиями труда).
В этом случае учитывается любой вид деятельности при наличии отчислений в пенсионный фонд.
По сути, справка является официальной информацией о данном факте и заверяется в соответствии с правилами документооборота. Его главная цель — доказать, когда и где человек работал. Например, если льготная пенсия была назначена в связи с вредными условиями труда, справка подтверждает, что профессия (или должность), в которой работал гражданин, действительно дает право на досрочную пенсию.
Где и как ее получить?
Если справка нужна сотруднику, который еще работает, он может написать заявление о выдаче на имя директора и передать его секретарю. Бывший работник получит документ только вместе с паспортом, также на основании заявления. Желательно зарегистрировать заявление. Секретарь ставит подпись и дату на копии, которую необходимо сохранить.
Согласно правилам статьи 62 Трудового кодекса, документы, связанные с работой сотрудника, выдаются ему в течение трех дней.
Справка выдается организацией, в которой сотрудник работал в последний раз. В каждой организации хранится копия трудовой книжки, по которой человек был принят на работу, поэтому сотрудник последнего работодателя может выдать справку на основании копии.
Если книги или копии нет, справки нужно собирать со всех мест работы. Проблемы могут возникнуть, если компания ликвидируется или реорганизуется. В этом случае вы можете подать заявление:
Временной формат — что это такое и когда его выгодно использовать?
Узнайте больше о регистрации заработной платы в наших ресурсах!
Узнайте, как оплачивается больничный лист, если вы попали на выходные, перейдя по этой ссылке.
7 образцов документов, которые может запросить сотрудник
У них есть не все документы, которые работники могут запросить по стандартным формам. Мы подготовили семь образцов таких документов, чтобы вы могли использовать их в своей работе.
Образец 1. справка с места работы
Образец 2. справка из суда (выписка)
Образец 3. справка для визы (выписка)
Обычно справка оформляется на фирменном бланке компании. Она подписывается руководителем и главным бухгалтером, так как содержит информацию о зарплате сотрудника. Подпись при использовании заверяется печатью компании (образец 1).
Образец 4. Справка о стаже работы
[…]
[…]
[…]
Согласно закону, ни один работник не имеет права работать в опасных условиях ни на основном рабочем месте, ни по совместительству (Трудовой кодекс, § 282, часть 5). Поэтому работодатели, работающие неполный рабочий день, могут попросить своих сотрудников предоставить свидетельство (Трудовой кодекс, § 283). Инструкции по заполнению формы см. в Образце 7.
Образец 7. Справка о характере основного места работы и условиях труда
При увольнении работника работодатель может запросить справку в ОАЭД для получения пособия по безработице. Работодатель обязан предоставить работнику такую справку в течение трех рабочих дней со дня получения заявления работника. Это предусмотрено статьей 62 Трудового кодекса. Человек имеет право потребовать справку о заработной плате даже после прекращения трудовых отношений. Законодательство не ограничивает применяемый срок. Подробнее читайте в статье Система Главбух, часть Бухгалтерия.
Как сотрудники могут получить документы, связанные с предыдущей службой
Сотрудникам организации, как бывшим, так и нынешним, для реализации пенсионных и иных прав может потребоваться уточнить информацию, касающуюся их трудового стажа. Если личное дело сотрудника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию можно с помощью справки из архива.
Необходимость в этом документе возникает, когда стаж работы за определенный период времени не отражен в трудовой книжке или когда соответствующие записи являются основанием для обращения работника в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее — ПФР).
Организация выдает справку о стаже в следующем порядке
1) Работник пишет заявление или анкету на имя руководителя (например, 1).
2) Заявление регистрируется и направляется ответственному за создание справки-вызова.
3) Ответственный проверяет наличие в заявлении всей необходимой информации.
4) Заявителю выдается соответствующая архивная справка.
В связи с социальной значимостью данной услуги архив выдает бесплатную справку о стаже работы.
Закон отводит архиву 30 дней со дня получения запроса на подготовку справки. Если этого времени недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока выполнения запроса с указанием причин и нового срока, в который он будет отвечать.
Как создать архивную справку
Организация создает архивную справку на собственном бланке в предназначенной для нее формуле, содержащей информацию о предмете обращения (пример 2).
В конце текста справки необходимо указать архивный шифр и номер листа документа, по которому она составляется. Ссылки на эти документы обязательны. Это связано с тем, что без них архивная справка не имеет юридической силы.
Сведения о зарплате должны быть указаны отдельно за каждый месяц накопления (среднегодовой и среднемесячный заработок рассчитывать не следует). Не следует делать поправки на инфляцию — вся информация должна быть представлена в ценах относительного периода, которые можно указать в тексте. Если информация о зарплате конкретного бывшего сотрудника отсутствует, ее следует взять из штатного расписания за интересующий период.
Как выдать документы, связанные с работой
Порядок выдачи документов о работе (их копий) и их распечаток (справок, выписок и т. д.) должен быть указан в приложении к локальному нормативному акту или в соответствующем положении (пример 3).
Нужно ли делать запрос в пенсионный фонд?
Работодатели, в том числе и файловые, не всегда располагают необходимой информацией о своих сотрудниках, поэтому работодателям приходится делать запросы в государственные органы, такие как ПФР.
В большинстве случаев работодатель запрашивает, если работник не может предоставить справку о размере своего дохода, которая обычно представляет собой копию ПФР, см. (Федеральный закон от 24. 07. 1998 № 125-ФЗ (ред. от 7 марта 2018 г.) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Например, работник может обратиться в ПФР, если он потерял трудовую книжку и хочет восстановить ее. Информацию об услуге работник также может получить в многофункциональном центре «Мои документы».
Для подачи заявления [*] (например, 4) необходимо письменное согласие работника на получение его персональных данных.
[*] Приказ Минтруда России от 29. 02. 2016 № 79н «Об утверждении порядка обращения застрахованного лица за выплатой заработной платы, иных выплат и вознаграждений, видов и порядка направления запросов в территориальные органы Фонда Российской Федерации для получения запроса. Процесс представления территориальными органами Фонда Российской Федерации запрашиваемой информации.»
_. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
Статья опубликована в журнале HR Solutions. Декабрь 2018.
Узнать больше:
Где я могу заказать служебное удостоверение?
Работник имеет право обратиться к своему работодателю за служебным удостоверением. Образец документа заполняется на основании трудовой книжки сотрудника. Выдачей этих справок занимается отдел кадров. А если его нет, то ответственным назначается специалист. В большинстве случаев это бухгалтер или офис-менеджер.
Такая документация может понадобиться, когда необходимо подтвердить продолжительность работы в организации и условия труда, в которых она функционировала. Например, работа на Крайнем Севере или во вредных и опасных условиях труда.
Работник должен подать письменное заявление. Такие требования содержатся в статье 62 Трудового кодекса РФ. Заявление может быть составлено в свободной форме. Если компания одобряет форму, она просит его заполнить. Это позволяет работнику быстрее справиться с задачей и сокращает количество ошибок.
Какие условия включает в себя справка с места работы
Формы справки о подтверждении стажа не существует. Образцы документов могут отличаться для разных целей. Поэтому для подтверждения «северного» стажа необходимо уточнить дополнительные данные.
Как рассчитываются северные льготы в России в 2025 году
Справка о северных льготах в 2025 году.
Работодатели могут самостоятельно разрабатывать различные формы для разных ситуаций и использовать их на практике. Это значительно упрощает работу штатных сотрудников. Часто такие бланки уже вшиты в программу, которая формируется одним нажатием кнопки, при этом специалисты соблюдают штатное расписание.
Очень важно, чтобы в форму были внесены все данные. Таким образом, можно избежать ситуаций, когда сотрудники переходят на новую версию из-за ошибок в старой.
Справочник кадровика содержит подборку полезных заметок, блокнотов и сервисов по 32 темам, необходимым для трудовых отношений и кадровых процедур.
Сертификаты стажа на фирменном бланке компании. Убедитесь, что в нем указаны основные реквизиты компании (полное и сокращенное название, адрес, контактный телефон и номер НДС). Если фирменного бланка нет, напишите справку на обычной бумаге формата А4 с указанием реквизитов на фирменном бланке.
Документы должны быть пронумерованы, они присваиваются в соответствии с календарем регистрации. Номера могут включать как буквенные коды, так и цифры. Дата и место выдачи также должны быть четко указаны.
Основная часть документа должна содержать информацию, которую запрашивает сотрудник. В конце документа следует указать, куда он предоставляется. В большинстве случаев сотрудники отдела кадров стараются написать «Для предоставления по месту подачи заявления». Если в анкете работника есть конкретная просьба, укажите, например, «Справка выдана для предоставления в Социальный фонд Российской Федерации».
Заполненный бланк может быть подписан непосредственно руководителем или специалистом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. Если учредительным документом предусмотрено иное, рядом с подписью поставьте печать компании.
Гости в течение трех дней получают доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам.
Сроки выдачи сертификатов.
На выдачу справки о стаже с места работы работодателю отводится всего три рабочих дня (ст. 62 ТК РФ). Срок исчисляется со следующего дня после даты получения заявления. Этот срок одинаков как для действующих, так и для уже уволенных сотрудников.
Необязательно ждать ровно три дня. Если есть возможность, выдайте документ сразу. Это упрощает работу сотрудника.
Обязательно зафиксируйте факт выдачи справки в соответствующем дневнике и получите от сотрудника подтверждающую подпись.
Отправка заполненного бланка по почте разрешена, если это указано в заявлении сотрудника. Отправьте бланк заказным письмом с описью вложений и квитанцией, которую необходимо вернуть. Подтвердите факт отправки с помощью платежного документа.
Если в течение трех дней сотрудник не заберет заказное подтверждение, отправьте ему готовое уведомление с просьбой забрать документ. Это также можно сделать заказным письмом.
Коллекция образцов кадровых документов для оформления трудовых отношений и кадровых процессов. Все образцы можно сохранить и использовать в работе. При выборе нужной темы в содержании в конце каждого раздела документа появляется ссылка на начало статьи.
Какие сведения о стаже работника включаются в справку
Разработанную форму можно утвердить в приложении к инструкции по управлению персоналом.
Если вы создаете справку для конкретного сотрудника, укажите его данные в справке.
В зависимости от службы, в которую направляется документ, объем информации, содержащейся в нем, может отличаться. Попросите сотрудника заполнить форму заявления.
detector