Как правило, документооборот между контрагентами определяется требованиями законодательства, условиями договора и привычками делового оборота. Документооборот по заключенному договору включает в себя подписание и обмен счетами-фактурами, актами и другими документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. Что будет, если ваш контрагент не вернет акт, переданный ему для подписания? Поможет письмо заказчику, образец которого вы можете привести в нашей консультации.
Нужно ли запрашивать подписанный акт?
Предположим, что компания выполнила работу или оказала услугу, ее расходы оплачены, и ни одна из сторон не предъявила претензий. Подрядчик передал акт на подпись, но не получил свой экземпляр. Получается, что он не может требовать возврата документа. Кроме того, налоговые органы вряд ли откажутся признать доход, не подтвержденный документально. Однако, с другой стороны, аудиторы могут усомниться в том, что сумма дохода была признана правильно. Возможно, она была недооценена.
Возникают и другие опасности. Во-первых, в отсутствие акта, подписанного заказчиком, подрядчик не может убедиться в том, что проект или услуга полностью приняты и что к подрядчику не предъявляются никакие требования. Кроме того, подрядчику сложно проверить исполнение обязательств без законодательства в будущем (статья 720 Гражданского кодекса РФ). Во-вторых, поскольку закон является первичным документом, организациям необходимо обеспечить его наличие в качестве доказательства того, что сделка действительно была совершена. Отсутствие основных бухгалтерских документов считается серьезным нарушением требований к ведению бухгалтерского учета. А это грозит сотрудникам штрафом в размере 5 000-10 000 рублей. Кроме того, за год, в течение которого совершается аналогичное нарушение, сотрудника учреждения могут наказать штрафом в размере 10 000-20 000 рублей или исключить на срок от одного года до двух лет (ст. 15. 11 КоАП РФ, ч. 1, 2). Налоговая ответственность может грозить учреждению из-за отсутствия первичного документа, содержащего нормы права (ст. 120, ч. 1 ст. 22 Налогового кодекса РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а если правонарушение совершено в течение нескольких налоговых периодов — 30 000 рублей. Как быть, если в рамках налоговой проверки требуются акты, а у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ). Также, если документы затребованы в рамках антиконтроля и не представлены, учреждение или индивидуальный предприниматель приговаривается к штрафу в размере 10 000 рублей (пункт 2 статьи 12.2 Налогового кодекса РФ).
Письма о возврате закона
Письма о возврате права составляются в произвольной форме. В нем должны быть определены реквизиты направленного документа, а также указано на необходимость возврата права. Предположительно, обязанность по возврату документов будет предусмотрена договором. Тогда в письме целесообразно привести ссылки на соответствующие пункты договора. Письмо можно отправить по ТКС или по почте. Желательно проверить факт отправки письма контрагенту. Это позволит сократить срок наказания за отсутствие документа в будущем, если контрагент все же ответит за отсутствие основного документа. Ниже приведен образец заполнения подписанного им заявления об отзыве.
Объясняет, как подать заявление
Заполнив заголовок, вы должны приступить к составлению заявления об отзыве. В правом верхнем углу бумажного листа напишите полное название организации, которой адресован документ, имя и должность ее руководителя, а также юридический адрес. Далее, здесь же, сразу напишите ФИО заявителя, порядковый номер и номер его паспорта, а также место жительства.
В следующем документе, адресованном представителю получателя, мы утверждаем, что такого-то числа мы приложили к нему оригинал принадлежащего ему документа, адресованного агентству такого-то числа. Теперь, по каким-то причинам, мы решили отозвать нашу предыдущую просьбу о возврате денег за прототип предоставленного нам официального документа. Было бы целесообразно перечислить все эти профессиональные документы и приложить скан заявления в качестве приложения к данному обращению с печатью.
Следующий шаг — связаться с представителем агентства и попросить его вернуть ранее предоставленные документы. Если заявка уже почти полностью оформлена, просто авторизуйте подпись заявителя на копии, чтобы назначить дату изготовления официального документа. В таком формате заявку можно смело отправлять на рассмотрение и ждать, пока получатель сформирует отзыв на документ и закроет вопрос.
В идеале необходимо предоставить оригинал документа. Кроме того, если вы не подадите заявление об отзыве документа и не попросите отправить его из почтового отделения России, контрагент будет вынужден пригласить вас в свой офис для личного вручения. Поэтому, если вы хотите получить официальный документ заказным письмом, вы должны прямо об этом заявить.
Инструкции: подготовка письма-отказа
При ведении коммерческой деятельности организация постоянно адаптируется. Сотрудникам, ответственным за делопроизводство, необходимо знать, как в письме любезно отказать в предоставлении услуг, как договориться о выгодных условиях и т. д. Поговорим об оформлении отказа.
Краткие и нарицательные существительные: 5 pts.
Правила подготовки писем с отказом
Компания получит письмо с условием:
Согласно правилам хорошей практики, на звонки нужно отвечать, даже если нет интереса. Например, организаторам конференции необходимо закрыть зал с определенным количеством мест и приготовить прохладительные напитки для всех участников, ожидая таким образом ответов на предложения по обучению.
Секретари, сотрудники и работники юридического отдела должны составлять официальные письма с отказом в соответствии с правилами.
Данный документ содержит следующие записи, подготовленные в соответствии с Национальным образцом Российской Федерации ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
В организациях обычно хранится пример деловой переписки с отказом от предложения, который уже содержит необходимые элементы, что значительно упрощает работу.
Как отправить письмо.
Ответы могут быть даны несколькими способами:
Образцы писем с отказом.
Этот пример — образец того, как нужно красиво писать в режиме. Отказ от сотрудничества с предпринимателем, подавшим заявку на получение предложения:
Государственный бюджет для Института образования
Дополнительное образование детей специализированное
Специализированная детско-юношеская спортивная школа «Аллюр» (Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»).
123456, Москва, 3-й Бюджетный проезд, 1.
Оловянная 123456789, КПП 987654321.
123456, Москва, 3-й Бюджетный проезд, 25.
Руководство Государственного института финансового образования ГМШ «Аллюр» благодарит Вас за предложение передать нашему Фонду легковой автомобиль ГАЗ 3102. Фонд и Учреждение обуславливают содержание и эксплуатацию автотранспорта, в кадровой программе должности для этих целей не предусмотрены.
ГБОУ ДОД ДЮСШ «Аллюр» И. И. Иванов.
Больше примеров ответов в сообщении об отказе на различные заявления: