Передача трудовой книжки другому ответственному лицу: пошаговая инструкция и советы

Подборка наиболее важных документов по теме Запросы на ведение трудовых книжек третьими лицами (например, нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов).

Форма документа.

Форма: приказ об утверждении списка лиц, имеющих право подписи кадровых документов (Система КонсультантПлюс, 2025) или, для наиболее эффективного и оперативного решения текущих задач в области политического кадрового и бухгалтерского учета, наименование работодателя) (далее — агентство) расторжение трудовых договоров с работниками агентства, индивидуальных или коллективных договоров о материальной ответственности, приказов по личному составу сотрудников агентства, издания официальных документов агентства.

Ответы на статьи, комментарии и вопросы.

Информация по кадровым вопросам. Работодатель обязан организовать выполнение задач по ведению, архивированию, учету и выдаче трудовой книжки и прилагаемых к ней документов (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, ст. 42 Порядка ведения и архивирования трудовых книжек). Трудовой кодекс не предусматривает возможности передачи этих функций сторонним организациям.

Вопрос: Законно ли хранить трудовые книжки сотрудников вне адреса головного офиса организации? (Консультация эксперта, 2025) Если сторонняя организация хранит трудовые книжки работодателя, то вопросы, связанные с хранением трудовых книжек работников и обеспечением доступа к трудовым книжкам уполномоченных работодателем лиц, в том числе в целях осуществления полномочийВыдача работодателем трудовой книжки, а также оказание услуг по хранению трудовых книжек, является вместе с гражданско-правовыми договорами могут быть обработаны в соответствии с гражданско-правовыми договорами.

Нормативное право

Решение Нижегородского УФАС России от 18 мая 2021 г. N 052/06/105-1344/2021 Нарушение: статья 42, часть 1 статьи 54.3 Закона о контрактной системе. 1 Часть 1 статьи 54.3 Закона о контрактной системе. Решение: признает жалобу частично обоснованной — признает жалобу необоснованной — не выдает предписание. Несмотря на то, что критерии оценки внутренних сертифицированных аудиторов предусматривают предоставление сканированных копий трудовых книжек, это лишь критерий и не предусматривает запрета на привлечение стороннего аудитора для выполнения условий контракта.

Можно ли временно передать трудовую книжку работника в другую организацию?

Организация (местный налоговый орган, далее — МБУ) проверяется на предмет соблюдения трудового законодательства. МБУ заключает договор с центральной бухгалтерской службой, МКУ (местные фискальные учреждения), которая занимается учетом приема и увольнения сотрудников МБУ. Трудовой договор с работником заключается с МБУ. МКУ не является работодателем работника, о котором идет речь в вопросе. Трудовая книжка работника ведется и хранится в МБУ. Контролирующий орган предлагает МБУ передать трудовую книжку в МКУ на время проведения проверки. Проверка проводится в течение одного месяца. Имеет ли право МБУ передать трудовую книжку в МКУ? Какой закон может обязать их это сделать?

Трудовой кодекс устанавливает определенные требования к хранению трудовой книжки работника у работодателя.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатели (помимо работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на всех работников, проработавших у данного работодателя свыше пяти дней. Если работа у работодателя является для работника основной (за исключением случаев, когда трудовая книжка работника ведется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами). Аналогичное положение предусмотрено статьей 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19. 05. 2021 N 320Н (далее — Порядок — Порядок).

В соответствии с ч. 4 ст. 20 ТК РФ работодатель — физическое или юридическое лицо (организация), состоящее в отношениях с работником* (1). В случае, если это предусмотрено федеральным законом, он может выступать в качестве работодателя как самостоятельный субъект, обладающий правом заключения трудового договора.

Советуем прочитать: Нарушение существенного условия договора о закупках

Согласно пункту 42 Порядка, работодатель обязан организовать работу, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несут уполномоченные лица, назначенные приказом (распоряжением) работодателя. Следует отметить, что работодатель может издавать только обязательные для исполнения приказы и распоряжения для работников. На лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией, правила внутреннего распорядка и приказы руководителя организации не распространяются (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Таким образом, ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться только лицами, состоящими в штате организации-работодателя.

Из этого вопроса следует, что речь идет о трудовых книжках работников МБУ. Иными словами, их работодателем является МБУ, а с МКУ эти работники не имеют никаких отношений.

Следовательно, трудовые книжки работников подлежали хранению в организации, которая является работодателем работника по трудовому договору, и, как следствие, работники продолжали состоять в трудовых отношениях, т.е. в МБУ. Таким образом, хранение трудовых книжек работников МБУ в течение одного месяца (пока продолжается контроль) противоречит Трудовому кодексу.

Обратите внимание, что закон предусматривает исключение только в том случае, если трудовая книжка временно хранится не у работодателя. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня предъявления этого заявления для следующих целей его обязательного социального страхования. Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку, обязан вернуть ее работодателю в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение).

По мнению представителя Роструда, передача трудовой книжки в организацию, отличную от работодателя, недопустима (рекомендуем ознакомиться с ответами на вопросы 1, 2, 3, 4 и 5 с информационного портала «Онлайнинспекция. РФ»)*(2).

К сожалению, соответствующей судебной практики найти не удалось.

Ответ написан экспертом службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяной Трошиной.

Ответ прошел проверку качества.

Данный документ составлен на основе индивидуальных письменных консультаций, предоставляемых в рамках услуги юридического консалтинга.

*(1) Напомним, что в основе трудовых отношений лежит соглашение между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовых обязанностей (работы по должности, предусмотренной штатным расписанием, профессии, квалификационной характеристикой должности). Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, подчиняющими работника правилам внутреннего трудового распорядка, под контролем и управлением работодателя, исходя из интересов экспертизы с указанием квалификации (конкретных видов поручаемой работнику работы) и условий труда, обеспечиваемых работодателем. В этом случае трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого по соглашению сторон или на основании фактического приема. Если трудовой договор не заключен надлежащим образом, то работник обязан выполнять работу с ведома работодателя или его уполномоченного представителя либо по его распоряжению (ст. 16 ТК РФ).

*Из пункта (2). 42 Процедура включает в себя аналогичные мероприятия, содержащиеся в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и предоставления их работодателям. [п. 225 от 16.04.2003, который утратил силу с 01.09.2021, поэтому мы не считаем, что разъяснения Роструда, содержащие ссылки на эти нормы, утратили свое значение.

Советуем прочитать: Управленческая ответственность работников

Несколько трудовых книжек у сотрудников: что делать работодателю?

Аргумент о том, что трудовые книжки — морально устаревшие документы, в последнее время не выдерживает критики. Однако она является основным подтверждением стажа работника при подаче заявления о сокращении. Кроме того, она остается одним из обязательных документов при приеме на работу. Важная роль трудовой книжки при назначении пенсии и особое внимание, которое уделяет ему PSE, требует наличия сотрудников, ответственных за ее оформление и заполнение. Поэтому, если с этим документом что-то пойдет не так, возникнет множество вопросов.

Следует признать, что в жизни постоянно происходит «что-то», что не так, как написано в регламенте. Однако эти сложные ситуации должны разрешаться в соответствии со всеми требованиями закона. Например, довольно распространенная ситуация: согласно правилам, у каждого сотрудника должна быть трудовая книжка, но часто оказывается, что у работника их несколько. Законно ли иметь много трудовых книжек? Что делать работодателю в таких случаях?

Закон подразумевает, что у каждого работника может быть только одна трудовая книжка, но это никогда не наказывается, если работников несколько. Более того, последние разъяснения ПФР указывают на то, что для пенсии более важны страховые регистры, в которых имеются сведения о фонде. Однако если необходимо учесть какой-то период или прошлый стаж и дополнительно проверить его, это можно сделать с помощью одной или нескольких трудовых книжек.

В случае с «конечными пользователями» трудовых книжек (PCE), независимо от количества людей, остается вопрос, что делать организации, если у сотрудника накопилось много таких документов. Здесь нужно понимать, как это происходит — от этого зависят действия работодателя.

В то же время рабочих мест много.

Иногда люди работают одновременно в разных организациях и по разным формам занятости. В целом этого быть не должно — ТК РФ считает, что при работе по совместительству трудовая книжка не требуется, а если работник в ней нуждается, то запись об этой работе делается в основной документов — чем больше экземпляров приказа о приеме на работу, тем лучше. Однако жизнь вносит свои коррективы.

Во-первых, это когда человек заканчивает аспирантуру. В этом случае приходится работать в университете, а там, как правило, денег не так много. Кроме того, если на момент регистрации у вас уже была хорошая работа, вы можете ее совмещать, потому что не хотите ее потерять.

Кроме того, часто бывает две трудовые книжки, потому что в ситуации совмещения, вернее, они должны быть, но по каким-то причинам второе место работы у человека в основном организовано.

В результате сотрудник находит работу позже, приходит к вам и приносит обе книжки. Объясните, что вы можете оставить себе только одну — пусть он сам выберет, какую из двух. Попросите его оставить вторую дома — она может понадобиться ему в ФПС.

Желание скрыть что-то в прошлом.

Это тоже верно и не обязательно является преступлением. Например, в какой-то момент человек принял предложение о более низкой должности или вообще работал не по своей специальности и не хотел это афишировать. Он сделал вид, что потерял книжку об этой работе, поэтому получил новую, и теперь она сводит вас обоих вместе.

В какой-то момент виновный по статье мог бы получить менее неприятное увольнение. Чтобы упростить дальнейшее трудоустройство, трудовая книжка с такими записями осталась дома, и была сделана новая. Хотя сейчас это уже не так важно, сотрудники приносят новому работодателю две книжки, так как всегда хотят, чтобы перед уходом их рассмотрели.

Советуем прочитать: Свидетельство о ребрендинге, где и как его получить в 2025 году

В этих и подобных случаях трудовая книжка — это не период, а последовательность, начало карьеры и ее продолжение с другой стороны. Опять же, вы можете дойти до этого, и это будет гораздо позже. Объясните сотруднику, что он может принести все свои трудовые книжки в пенсионный фонд, когда ему будет назначена пенсия, но вы будете хранить только их.

В целом, при работе с трудовыми книжками следует понимать, что их основное назначение — подтверждение стажа для целей выхода на пенсию. При этом работодатель может вести только одну трудовую книжку на каждого сотрудника. Вот с ней-то и нужно действовать — потом отнести все на выбор, и вместе с остальными сотрудниками он пойдет в ПФР, когда придет время.

Наши эксперты помогут вам быть в курсе!

Упростите управление персоналом и расчет заработной платы.

Для получения дополнительной информации посетите сайт www. ucmsgroup. ru

Блог «Записки хорошего бухгалтера» создан сообществом профессионалов в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и управления персоналом. Наша цель — поделиться с вами нашей страстью и знаниями, облегчить вашу работу и способствовать вашему профессиональному успеху! Хотите внести свой вклад в сообщество? Станьте членом сообщества!

Министерство труда предупреждает: передача трудовых книжек сторонним сотрудникам не допускается

Работодатель обратился к эксперту Минтруда с вопросом, можно ли передать трудовую книжку бывшего сотрудника через другого работника организации.

Работник уволился, но свою трудовую книжку так и не забрал, на запросы работодателя не отвечает и не дает разрешение на то, чтобы документ ему был отправлен почтой. Работодатель хочет передать трудовую книжку бывшему работнику через его коллегу. Читайте в журнале «Кадровое Дело»: Работник требует экстренно выдать трудовую: как это оформить, чтобы не попасть на компенсацию за задержку документа >>>

Минтруд сослался на порядок передачи трудовых книжек сокращаемым работникам, предусмотренный статьей 84.1 Трудового кодекса РФ. Этот порядок не предусматривает никаких дополнительных действий сверх тех, что предусмотрены Трудовым кодексом.

Поэтому, если работник не получил трудовую книжку в последний рабочий день, работодатель должен направить почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки или дать согласие на ее командировку по почте. Закон не предусматривает участия третьих лиц в передаче трудовых книжек. Это возможно только в том случае, если у бывшего коллеги есть юрист для получения трудовой книжки.

Источник: письмо Минтруда России от 16.11.2022 № 14-2/ООГ-7143