Соблюдение практик во время совещаний позволяет держать дискуссии «под контролем», а интересные идеи — в потоке. У многих людей термин «практика» ассоциируется с огромными корпорациями и бюрократическими структурами, но на самом деле это очень полезный инструмент для бизнеса любого размера. Чтобы применить его в компании, нужен лишь один свободный сотрудник и желание руководителя.
Подробнее о том, как правильно организовывать совещания, читайте в статье «10 правил эффективных совещаний».
Кто такой секретарь совещания?
Сотрудника, который фиксирует результаты совещания, обычно называют секретарем. Существует довольно обширный список обязанностей
Подготовка.
Секретарь в некотором смысле является менеджером встречи. Он собирает предварительную информацию обо всех участниках мероприятия, определяет темы презентаций, планирует «выступления» и распределяет время для обсуждения тем. Как правило, на встречу отводится один час. Если предстоит обсудить много вопросов или приглашено большое количество участников, время встречи может быть увеличено на два часа.
Идеальное количество спикеров на одной встрече — до 10 человек. В этом случае выступления не будут занимать несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникающим вопросам.
Кроме того, секретарю необходимо заранее решить, что с помощью технических средств все происходящее на мероприятии должно быть записано. Совет: аудио- или видеозаписи можно использовать в качестве «страховочной сетки».
За день до встречи секретарь должен разослать всем участникам обзор мероприятия — где и во сколько будет проходить встреча, кто будет выступать, какие вопросы будут обсуждаться, сколько времени отведено на проверку тех или иных тем.
Во время заседания.
На самом мероприятии главная задача секретаря — записывать то, что говорят коллеги и начальство. Если секретарь не игнорирует этап подготовки, то при записи происходит конспектирование — имя докладчика и справочные вопросы.
Вторая задача секретаря — направлять ход совещания. Если сотрудник внезапно переключается на другой вопрос, секретарь должен вернуть обсуждение в нужное русло. Это значит, что он должен следить за тем, чтобы каждый вопрос был обсужден и по нему было принято решение. Кроме того, секретарь должен следить за временем. Если вопрос обсуждается уже более 30 минут, а решение так и не принято, секретарь может обратить на это внимание коллег.
После встречи
После окончания мероприятия секретарь должен отполировать протокол. Более точно сформулировать то, что было записано (при необходимости), исправить ошибки. Помочь секретарю — вести запись и видеосъемку.
Затем текст протокола согласовывается с администрацией и, при необходимости, с участниками.
Затем составляется официальный протокол. Как правило, он составляется на фирменном бланке, ксерокопируется и архивируется в папке с протоколом. Копии раздаются участникам встречи.
Важно: не следует делегировать роль секретаря одному из участников совещания. Есть риск, что сотрудник воссоздаст в голове собственный план выступления, включится в дискуссию и забудет записать, что сказали его коллеги.
О том, как руководителю без риска и нервов делегировать свои обязанности подчиненным, читайте в нашем материале. Глубокий анализ».
Методы записи
Главная задача записи — запомнить, какие решения были приняты по тем или иным вопросам. Желательно соблюдать при записи соответствующую детализацию. Таким образом, записанные идеи и предложения позволяют не упустить важные детали и устранить неясности в интерпретации.
В некоторых случаях целесообразно записывать дискуссии. Это важно для встреч с представителями государственных служб, клиентами или партнерами. Также может возникнуть необходимость записывать «каждое слово» при обсуждении вопросов, имеющих стратегическое значение для компании.
Когда совещания проводятся в электронном виде
В настоящее время все больше компаний ориентируются на удаленную работу. Однако это не означает, что встречи прекратятся, скорее, их количество увеличится. Видеоконференции записываются так же, как и офлайн-встречи. Секретарь составляет план встречи и рассылает его всем участникам. При этом записывается все, что говорят коллеги, даже если это происходит через интернет-соединение.
В то же время секретарь имеет больше возможностей для записи и видеосъемки. Большинство сервисов видеоконференций предлагают эту функцию.
Как провести совещание: руководство по эффективному проведению совещаний
Одна встреча с сотрудником может заменить десятки телефонных звонков и длительных бесед. Совещания необходимы для обсуждения бизнес-целей и получения обратной связи. В этой статье мы расскажем, как проводить совещания, чтобы эффективно управлять компанией.
Зачем проводить совещания?
Несмотря на растущую популярность Skype и Zoom во время пандемии, эти приложения не заменят общения лицом к лицу. Совещания позволяют руководителям почувствовать свою команду и понять, как они воспринимают информацию. Регулярные встречи приучают к дисциплине и мотивируют сотрудников к эффективной работе. Сотрудники более мотивированы на выполнение задач, поскольку знают, что позже им придется обсуждать их на собрании. Собрания помогают сплотить команду. Коллеги обмениваются опытом, мыслями и мнениями о результатах работы и проектах.
Почему совещания неэффективны
Чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понять, почему они неэффективны.
Большинство проблем невозможно решить без лидера. Команда не знает, кому задавать вопросы, кто принимает решения, с кем советоваться, кто прав, а кто нет. Такие встречи — лишь суета и пустая трата времени и сил. Нам нужен кто-то, кто разработает план действий и подведет итоги.
Если сотрудник ленится или не приходит к началу встречи, ее следует отложить или перенести. Эффективность внутренних совещаний снижается, поэтому необходимо установить четкие правила процедуры и следить за их выполнением.
Если задачи не были поставлены и никто не высказался, сотрудник берет на себя дополнительное задание, и совещание заканчивается, чтобы обсудить его на более поздней встрече. В итоге встреча превращается в подготовку к следующей встрече.
Руководство не продумало состав участников, например, стоит ли допускать на совещание сотрудников, не владеющих ситуацией, приглашать ли людей, не принимающих решения, и кого приглашать — руководителя или начальника отдела.
Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать вопросы, для которых собрание на самом деле не созывалось.
После совещания никто не знает, что на самом деле нужно сделать. Сотрудники расходятся по другим вопросам, например, когда наступит срок, кто перед кем должен отчитываться, кто что делает и т. д., а задача откладывается до следующей встречи.
Как оформить согласие на обработку персональных данных
detector