Рекомендации по использованию приветствий в сообщениях и личному обращению к получателям писем. Эти рекомендации не зависят от формата Q& A ответа мессенджеру.
Размер экрана или A4 считается приемлемым размером для сообщений. Вложения к письмам не должны превышать нескольких мегабайт. Для внутренней переписки рекомендуется использовать сетевое хранилище на общем сервере для передачи больших файлов. Не забывайте проверять папки в этом хранилище.
Отвечая на сообщение, используйте функцию цитирования, чтобы получатель мог увидеть всю историю переписки по текущей теме. В зависимости от стиля корпоративного общения вы можете использовать сленг, сокращения и жаргон, но не более. Стиль и формулировки должны быть понятны получателю письма.
Подписи и информация
Можно использовать автоматические подписи к сообщениям. Их можно настроить в вашем почтовом клиенте. Она должна содержать ваше имя и фамилию, а также контактную информацию. Таким образом, вы персонализируете свою переписку и предоставляете собеседникам информацию, необходимую для обратной связи. Не используйте непонятные вам сокращения и четко излагайте свою позицию, чтобы собеседники сразу поняли, с кем они общаются, а также границы ваших полномочий и компетенции в решении вопроса. Контактная информация должна включать номера телефонов, адреса веб-сайтов, электронной почты и другие способы связаться с вами.
Желательно четко указать, что данная корреспонденция содержит конфиденциальную информацию, предназначенную для деловых целей компании или организации, получившей письмо. Получатель письма также должен быть проинформирован о том, что распространение, воспроизведение или любые другие действия в отношении этой информации запрещены. Такой блок правовой информации называется отказом от ответственности.
Если вы находитесь в отпуске, путешествуете или по другой причине не можете ежедневно проверять электронную почту, создайте автоответчик. Так вы сможете сообщить написавшему вам человеку о ситуации и о том, когда вы будете отсутствовать.
О полезности процесса при составлении электронных писем
Роль стандартизированных процессов в повышении личной эффективности.
Благодарим ЗАО «Издательство „УДК“ за предоставленный материал.
Автор: Анна Липунова, руководитель группы, АО «ОДК-ГТ».
Одним из первых нормативных документов, с которым столкнулись в начале работы АО «ОДК-ГТ», была Директива 117 «Электронная почта. 15 требований».
Действительно, сегодня на каждом рабочем месте в офисе есть персональный компьютер, документы и черновики отправляются по почте, проблемы решаются по переписке, а важная информация передается коллегам. Но чтобы наши действия были эффективными, запланированная работа — выполненной, а общение — результативным, необходимо соблюдать определенные правила. В OD K-GT их 15. Это частичные требования к содержанию некоторых сообщений и использованию функций, предоставляемых самой электронной почтой. О некоторых из них мы поговорим чуть подробнее.
Все самое интересное и уникальное есть в Альманахе «Управление производством». Более 300 сильных примеров, готовые к применению списки мер и другие полезные материалы ждут вас в указанном порядке. Подписывайтесь и получайте все самое лучшее!
1 — Используйте свой почтовый ящик только для неприемлемых сообщений
На вашем рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Вам тоже нужен ваш почтовый ящик. Вы выполнили задачу из сообщения, упомянули — удалите сообщение, больше оно вас не отвлекает. Если вы будете держать в папке «Входящие» только актуальные сообщения, вы сможете легко планировать и укладываться во все сроки.
2. Всегда указывайте тему сообщения
Следующий параметр, облегчающий программирование, — тема сообщения. Знайте, о чем вы собираетесь говорить, не заглядывая в содержание, расставляйте приоритеты и не упускайте важное.
3 Четко сообщайте об энергии, которую ждет получатель.
В нашей работе мы обычно вовлечены в разные процессы и работаем в разных секциях. Поэтому не всегда можно быстро понять, что именно вам нужно по тому или иному вопросу, если это не указано в явном виде. Например, одному из директоров прислали отчет о проделанной работе. Что он должен сделать? Проконтролировать его, согласовать, отправить кому-то для использования в своей работе, все вместе или вообще ничего? Если его нет в сообщении, оно может не сработать.
С другой стороны, если вы решили подробно остановиться на какой-то теме и в сообщении много текста, получателю потребуется время, чтобы прочитать его и понять, чего именно вы от него ждете. В то же время получатель не будет переживать из-за того, что упустил что-то важное, а вы рискуете не получить ожидаемых результатов.
Цените время и время других людей и не заставляйте получателя гадать, чего от него ждут. Четко сообщайте об ожидаемой энергии.
Директива 117 «Диаграмма электронной почты. 15 требований».
4. разделяйте исполнителей и заинтересованных лиц (поле ‘ — ‘копия’).
Это правило относится как к фактической передаче конференции, так и к другим сообщениям. В первом случае оно помогает руководителю различать многочисленные входящие практики (для нас это практические оперативные совещания, обычный совет по качеству продукции, совещания проектной группы и т. д.), если в «копии» фигурирует ваше имя. Уже понятно, что вы можете ознакомиться с копией «», ее содержанием и выяснить для себя, требуется ли вмешательство. Однако если вы видите свое имя в поле «Кому», значит, определенно есть работа, которую необходимо выполнить в конкретные сроки. Путаница возникает, когда в поле «Кому» указаны и исполнители, и заинтересованные стороны. По крайней мере, заинтересованным лицам неясно, чего от них ожидает отправитель. В лучшем случае они задают вопросы, в худшем — игнорируют сообщение. Но как бы там ни было, они потратят свое драгоценное время впустую.
В случае с перепиской указание заинтересованного лица в поле «копия» полезно не только для сотрудника (который таким образом получает информацию о том, что его тема обсуждается), но и для отправителя и получателя. Отправителю не нужно писать заинтересованным лицам по отдельности и информировать их о процессе, о котором идет речь. Все можно проконтролировать по электронной почте. А получатель уже видит, кто интересуется темой и с кем он может связаться.
5. действуйте постоянно: используйте кнопку «Ответить» или «Продвинуть».
Сотрудники, активно использующие электронную почту на рабочем месте, должны уметь распознавать и использовать такие полезные рабочие приемы, как кнопки «ответить» и «продвинуть». В чем разница? Кнопка «Ответить» автоматически формирует ответное сообщение тому, кому вы написали. Однако если в адресованном вам сообщении есть вложения, они не будут сохранены в последующих сообщениях или электронных письмах от вас. Если получателю не нужно просматривать вложения, использование кнопки «Ответить» допустимо. Если вы используете кнопку «Продвинуть», вложение будет сохранено в письме, но вы должны сами указать получателя.
6. используйте опцию «Поручить», если на рабочем месте не хватает
7. подпишите сообщение.
Также не забывайте об этикете. Электронное письмо, как и любое другое деловое письмо, должно сопровождаться подписью «с уважением», именем и информацией об отправителе. Для эффективной коммуникации получатель должен знать не только ваше имя, но и должность (где вы работаете), а также номер телефона, по которому с вами можно связаться. Рекомендуется использовать как минимум две подписи: одну для внутренних коммуникаций, другую — для сообщений внешним организациям. При настройке дополнительных конфигураций электронной почты вам не нужно думать о подписях. Подпись, установленная по умолчанию (наиболее часто используемая подпись), отображается автоматически. При необходимости вы можете заменить ее на другую из ваших шаблонов одним нажатием кнопки.
Желаем вам удачной работы и эффективного общения.
Структура и особенности написания деловых писем на английском языке
Умение писать грамотные и полезные деловые письма — важный навык, который необходимо освоить в английском языке.
Умение писать грамотные и полезные деловые письма — важный навык для изучения английского языка. Хотя большая часть нашего повседневного общения происходит через электронную почту и социальные сети, нам часто приходится писать официальные письма на английском языке, например, чтобы подать заявление на работу своей мечты или в университет, связаться с представителем компании или клиента, или даже написать в государственные Англоязычные агентства. Чтобы правильно писать деловые письма на английском языке и производить хорошее впечатление, нужно понимать правила и тонкости формальной переписки.
Характеристика деловых писем.
Чтобы научиться поддерживать деловую атмосферу в своих письмах на английском языке, нужно знать несколько важных правил.
Формат формального письма и полезные выражения в английском языке
Структура делового письма во многом совпадает с обычным письмом другу, но специальные фразы и выражения сильно отличаются. Из чего состоит официальное письмо?
Приветствие.
В зависимости от того, знакомы вы с адресатом или нет, существует несколько вариантов приветствия
Dear Sir/Madam + surname — Дорогой сэр/мадам + фамилия
Dear Sir/Madam — Уважаемый сэр/мадам + фамилия
To whom it may concern — Кому это может быть интересно.
+ Уважаемый менеджер по персоналу компании — + Уважаемый менеджер по персоналу компании
Причина письма — To whom it may concern.
Чтобы правильно начать деловое письмо, необходимо использовать вступительную фразу.
Я пишу по поводу вашего вопроса… — Я пишу о вашем вопросе…
Я пишу о нашем телефонном разговоре…
В ответ на вашу просьбу… — В ответ на вашу просьбу…
Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что… — Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
… Я пишу, чтобы поинтересоваться.
… Я пишу, чтобы пожаловаться на — … Я пишу, чтобы пожаловаться на …
Мы обращаемся к вам по следующим причинам. — Мы обращаемся к вам по следующим причинам.
Я недавно … Я слышал о … Я хотел бы. — Я недавно … Я слышал о… Я бы хотел…
Тело.
В зависимости от цели письма (сообщить хорошие или плохие новости, направить жалобу или заявление о приеме на работу, поблагодарить адресата) используются разные выражения.
Я был бы счастлив, если бы мог… — Буду благодарен, если смогу. ….
Я был бы благодарен, если бы вы могли… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
Не могли бы вы прислать… — Не могли бы вы прислать нам… — We will let you know…
Мы сообщим вам… — Мы сообщим вам…
Мы рады сообщить вам… — Мы рады сообщить вам…
Мы с сожалением сообщаем вам, что… -…
Срок действия
Как закончить деловое письмо на английском языке? Это также зависит от цели письма. Например, вы можете сказать, что ждете встречи или ответа на ваше письмо, или просто попрощаться.
Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, сообщите нам. — Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, сообщите нам.
Если вам нужна дополнительная помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. — Если вам нужна дополнительная помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
Мы будем рады услышать вас в ближайшее время. — Мы будем рады услышать вас в ближайшее время.
Мы с нетерпением ждем встречи с вами 21 января. — Мы с нетерпением ждем встречи с вами 21 января.
Мы будем признательны за ваш ответ как можно скорее. — Как можно скорее Спасибо за ответ.
Завершение.
Официальное письмо заканчивается вашей подписью и вашим именем на английском языке:
Honest / honestly yours, + ваше имя — честно ваш, + ваше имя
С уважением, +ваше имя — С уважением, +ваше имя
Honest, +your name — Честно, +ваше имя (используйте этот вариант, если вы не знаете имени получателя)
Best regards, +ваше имя — наилучшие пожелания, +ваше имя — самые теплые пожелания, +ваше имя — самые теплые пожелания, +ваше имя
Всем привет. Меня зовут Анна. У меня большой опыт работы в сфере написания различных видов статей. Также я училась в США по обмену. Своими знаниями я делюсь в этом блоге.
Практика грамматики, речи и аудирования с преподавателями из разных стран мира.
Изучайте английский язык с помощью индивидуальных разработок и упражнений, основанных на искусственном интеллекте.
Мы не сомневаемся, что вы уже сталкивались с «should» и «should», и, вероятно, считаете, что они в основном похожи, но все же есть небольшие различия.