Меморандум об изменениях в кадровых таблицах — это документ, который позволяет представителям агентства обращаться к директору по инициативам для внесения изменений в существующие кадровые таблицы. Сегодня мы разберемся, что такое кадровая таблица, зачем она нужна и когда в нее вносятся изменения.
Процесс внесения изменений
Поскольку кадровая панель является кадровым документом, план изменений готовит и пересматривает руководитель отдела кадров. В большинстве случаев инициатива внесения изменений исходит от руководителя отдела. Если для нормальной работы требуется больше штатных единиц, необходимо внести изменения. Этот проект поручается отделу кадров.
Руководитель получает готовый проект изменений в своем кабинете, изучает его и вносит коррективы. После утверждения плана руководитель отдает приказ о внесении изменений, и документ дорабатывается на месте.
Инструкция по подготовке меморандума о взаимопонимании
Меморандум о взаимопонимании в свободной форме должен быть отредактирован сотрудником в соответствии с общими правилами оформления деловых документов. Исполнитель должен соблюдать деловой стиль общения с коллегами и обновлять в памяти правила пунктуации и орфографии. Кроме того, документ должен находиться в кабинете директора. Это значит, что он должен быть оформлен по всем правилам.
Важным элементом является структура меморандума. Заголовки, основной содержательный блок, дата составления и подпись заявителя формируются в зависимости от инициативы по изменению штатного расписания.
Заголовок — первый структурный элемент, которому нужно уделить должное внимание. В верхней части документа дайте понять, кто подал заявку. Для этого укажите имя руководителя организации, его должность (директор, руководитель) и полное название компании. Далее перечисляется фамилия заявителя в его должности согласно текущему номеру штатного расписания.
Следующий блок — основная часть. Здесь мы обращаемся к директору, высказываем свою инициативу по внесению изменений в штатное расписание и обосновываем свои требования. Руководитель не обязан идти вам навстречу и выполнять ваши требования на 100 процентов, но если грамотно аргументировать свою позицию, то желаемого результата можно добиться.
В конце создания документа исполнитель указывает дату его создания и заверяет все вышесказанное своей подписью. В таком виде меморандум можно охарактеризовать как уже полностью составленный и готовый к передаче на рассмотрение.
Процедура: как изменить оклад в штатном расписании
Размер оклада является существенным условием трудового договора. Также оклад указывается в штатном расписании. При изменениях необходимо внести соответствующие поправки в эти кадровые документы.
Означает ли корректировка оклада изменение оклада?
Корректировка оклада подразумевает увеличение оклада. В этом случае также необходимо подготовить приказ о корректировке (повышении оклада). За основу можно взять обычный образец приказа об изменении оклада. Причину изменения следует написать как ту или иную корректировку на конец года.
Также необходимо подготовить приказ об изменениях в штатном расписании и дополнительных надбавках.
С даты введения нового фонда оплаты труда.
Периодичность и цикл внесения изменений в штатное расписание определяет работодатель, поэтому изменения в штатное расписание можно вносить, когда это необходимо (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).
Для целей расчета удобнее, если новый оклад начисляется с начала, а не с середины выбранного месяца.
В каком порядке следует оформлять документы?
Изменение размера оклада в штатном расписании означает изменение важного условия трудового договора. Поэтому сначала нужно договориться с работником, то есть подписать дополнительное соглашение. Затем уже нужно составить приказ об изменении штатного расписания. В первую очередь это приказ об изменении оклада. Еще до подписания дополнительного соглашения может возникнуть необходимость проинформировать сотрудника о предстоящих изменениях. Поэтому не спешите сводить все документы в один номер, чтобы «приукрасить» их. Это может быть неправильно.
Уведомление требуется, когда зарплата изменяется по инициативе администрации по организационным или техническим причинам. Работник должен быть уведомлен о предстоящем изменении за два месяца до его наступления.
Если работник не согласен работать на измененных условиях, ему направляется письменное предложение о предоставлении другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. Если такой работы нет, работнику предлагается вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа. Если работник отклоняет все предложения или ему нечего предложить, он должен быть уволен по специальному основанию. Отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74 и п. 7 ст. 74 ТК РФ, ст. 77).
Самое главное здесь — понять, следует ли считать причины изменения зарплаты организационными и техническими. В случае уменьшения оклада рекомендуется в любом случае написать заявление. Не тратьте время на размышления о том, нужно ли составлять такой документ.
Если зарплата повышается в результате корректировки цен, составлять заявление не нужно, поскольку процедура корректировки цен должна быть описана в положении о трудовых тарифах или других локальных практиках. А о возможности такого процесса должны быть «осведомлены» все сотрудники с момента приема на работу. Но не ошибитесь, если такое уведомление составлено, оно должно быть доведено до сведения всех сотрудников в самом начале процесса найма.
Пример 2020 года поможет вам составить собственное уведомление для каждого конкретного случая.
Листы приказа о кадровых изменениях: образцы и правила заполнения
Главбух Начальник отдела кадров, Ассистент службы аутсорсинга. Лично ведет реестр клиентов сервиса.
В вашей компании есть утвержденное штатное расписание, но вам необходимо внести в него изменения, чтобы отразить процентное соотношение сотрудников в штатном расписании, утвердить новые должности или сократить существующие. В таких случаях создается задание на изменение таблицы персонала. Рассмотрим особенности распорядительных документов.
Структура компании, количество сотрудников и штатные должности указаны в штатном расписании. Решения об изменении этого документа принимаются руководителем и утверждаются приказом. Инициативы по реорганизации могут исходить и от руководителя структурного подразделения. Они составляют меморандум о взаимопонимании, на основании которого оформляется приказ.
Закон не предписывает единую форму приказа, и организации вправе разрабатывать собственные формы. Стандартизируйте документы по типовым правилам, указывая обязательную информацию.
В качестве обоснования компания может принять решение об оптимизации штатной структуры, организационных и технических инновациях, внедрении профессиональных стандартов, расширении (сокращении) производства и т. д. Приказы подписывает начальник или уполномоченное им лицо.
Или пример того, как можно доказать ошибочность налоговой оптимизации.
Чтобы сэкономить реальные деньги налогоплательщиков, поручите ведение книг помощнику Главбуха.
Внести изменения в штатное расписание: образец 2020 года
Учитывайте особенности каждой версии дела и содержание документа.
Обязательная информация, которая должна быть включена в команду
Вводится новая должность, раздел
Уведомлять сотрудников не нужно, так как действующие трудовые договоры не затрагиваются
Если штатное расписание изменилось в связи с введением новой должности, дата утверждения может не совпадать с датой приказа.
Нет необходимости уведомлять сотрудников, поскольку должность вакантна.
Издание приказов об упразднении штатного расписания или приказов по подразделениям об утверждении нового штатного расписания
Уведомление персонала за два месяца до написания приказа и предложение вакансий сокращаемым сотрудникам
Уведомите сотрудников в письменном виде не менее чем за два месяца и внесите в их трудовые договоры условия U P-t o-Date.
Если действующий сотрудник отказывается работать на измененных условиях, предложите ему другую работу. Если вакансий нет или сотрудник не согласен на предложение, трудовой договор расторгается.
Изменение названия должности, подкатегоризация.
За два месяца письменно уведомите сотрудников об изменении их трудового договора.
Если действующий сотрудник отказывается работать на измененных условиях, предложите ему другую работу. Если вакансий нет или сотрудник не согласен на предложение, трудовой договор расторгается.
Если вы сами занимаетесь кадровой документацией, то наверняка тратите много времени на рутину. Лучший вариант — поручить эту бюрократическую работу внешнему партнеру. Профессионалы квалифицированно выполнят работу кадровиков, бухгалтеров и юристов, а у вас останется время на развитие бизнеса.
Последствия невнесения изменений в штатное расписание
Для компаний документом, утверждающим структуру и состав персонала, является нормативный акт (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если фактическое положение сотрудников не соответствует разработанному штатному расписанию, инспектор считает это нарушением трудового законодательства.
Чтобы избежать финансовых санкций со стороны трудового инспектора, не забудьте продемонстрировать свое решение, зарегистрировать приказ в журнале регистрации приказов и соблюсти процедуру оповещения сотрудников.