Если от сотрудника компании требуется предоставить информацию о своей работе в какой-либо орган, он обращается к вам за справкой. Справка подтверждает, что сотрудник числится в штате компании и, при необходимости, размер дохода. В большинстве случаев справка нужна работнику для предоставления в банк при оформлении кредита или для предоставления в органы социального обеспечения для получения пособий и льгот. Или для получения визы на въезд в иностранное государство.
Работник может попросить, чтобы в справке были указаны даты, на которые приходится отпуск. Если работник обращается с такой просьбой, не отказывайте ему. Однако указывайте в справке только фактическую информацию. И если сотрудник уходит в отпуск с 10 по 20 августа, то именно эти даты и указывайте. Больше не поддавайтесь на уговоры записать период отпуска.
Не нужно выдавать справку на официальном бланке компании
Оформите справку о доходах по форме, утвержденной решением Федеральной налоговой службы № ЕД-7-11/753 от 15. 10. 2020 г. Некоторые банки также требуют справку в своем формате. Вы можете разработать свою собственную справку о работе компании и утвердить ее локальными нормативными актами. Единой формы для этого не существует. Однако при подготовке справок для сотрудников учитывайте, что в них обязательно должна быть указана информация. В противном случае справка просто не будет принята сотрудником, и тогда он не сможет решить свою проблему.
Как правило, в нее включается следующая информация.
Если сотрудник просит выдать справку с визой — сообщите, что сотрудник будет находиться на работе в отпуске. Реквизиты справки — дата выдачи, подпись руководителя компании или другого лица, уполномоченного подписывать справку, и не забудьте про печать, если она используется в компании.
Если справка подтверждает доход сотрудника, она должна быть подписана главным бухгалтером или бухгалтером, уполномоченным подписывать такие документы от имени сотрудника. Справку можно также заполнить на официальном бланке компании, но это не обязательно.
Некоторые детские сады требуют справку о том, что дети находятся на территории, если они не могут оставить их в садике на длительное время. От сотрудников также требуется такая справка. Такая справка может быть составлена на собственном бланке, но в ней должна быть информация о том, когда сотруднику будет предоставлен отпуск.
В некоторых случаях сотрудники просят указать в справке сумму зарплаты выше фактической, чтобы получить больший кредит или увеличить гарантию выдачи визы. Не делайте этого, даже если у вас есть сильное желание помочь сотруднику. В конце концов, это может обернуться серьезными проблемами для компании.
Сообщите об этом в банк.
Сотрудник может использовать справку с ложными сведениями о размере дохода, пытаясь увеличить свою зарплату. Он может обратиться в суд и предъявить этот документ в качестве доказательства. Конечно, большинство судов считают, что размер зарплаты, установленный для работника, подтверждает только трудовой договор, поэтому он может проиграть такое дело. Именно так определил Московский городской суд от 16 августа 2018 года по делу №. 33-32676/2018. Однако последствия отнимают много времени и нервов.
Если справка о доходах с наценкой попадет в поле зрения налоговых органов, Государственной инспекции труда или прокуратуры, компанию могут заподозрить в использовании серой системы оплаты труда или в уклонении от уплаты налогов. Это приведет к проверке со стороны контролирующих органов и пристальному вниманию к организации.
И наоборот, работодатель может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности за то, что занизил заработок работника, если по его просьбе была составлена справка о заниженном заработке и такая справка представлена в суд при взыскании алиментов. Фальсификация информации в документах.
Храните заявления о выдаче справок о трудоустройстве от работников в течение одного года.
Отказывая работнику в просьбе, сообщите ему, что неприятные последствия могут наступить не только для компании, но и для самого работника. Например, если иностранное посольство или консульство заподозрит, что информация в справке недостоверна, работнику могут не выдать визу. Кроме того, его могут внести в черный список и закрыть въезд в страну на длительный срок, а в случае со странами Шенгенского соглашения — во все страны соглашения.
Если банк обнаружит в справке недостоверную информацию, сотрудник будет внесен в список неблагонадежных и долгое время не сможет получить кредит не только в этом, но и в других банках. Кроме того, банк имеет доступ к информации о кредитной истории.
Высшая школа управления персоналом Определяет, какие документы должны выдаваться по запросу сотрудника, а в каких ему может быть отказано, программа «Управление персоналом» Высшей школы управления персоналом. Активируйте бесплатный доступ & gt; & gt; & gt; & gt;
Для выдачи сертификатов сотрудника третьим лицам требуется доверенность
Если работник просит выдать ему справку с места работы, она должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня получения запроса (статья 62 Трудового кодекса РФ). Вместо того чтобы выдавать справку по устному запросу, попросите работника написать заявление. Дата на заявлении может служить доказательством того, что работник получил справку в установленный законом срок.
Например, если работник предлагает получить справку от родственника, справку так просто не дадут. Вам потребуется письменное согласие работника и доверенность. Если сертификат запрашивает законный представитель работника, доверенность не требуется. В каждой справке указываются персональные данные сотрудников компании. В соответствии со статьей 88 Трудового кодекса РФ, письмом Роскомнадзора № 88, разглашение персональных данных без письменного согласия работника не допускается. 08КМ-3681 от 2 июля 2014 года.
Из этого правила есть исключения, но только в тех случаях, когда это требуется по закону. Например, по запросу прокуратуры, следственных и оперативно-розыскных органов, других правоохранительных органов, кадровых служб, судов, государственных инспекций труда и т. д. В этом случае согласие сотрудника не требуется.
Если вам звонит сотрудник и просит выдать справку о супруге или члене семьи, не рискуйте, потому что у вас нет времени забрать документы, а справка нужна срочно. Помните, что наказание за нарушения в работе с персональными данными сотрудников очень серьезное.