Наблюдение и документирование сотрудника проводит специалист, обладающий необходимыми знаниями и навыками. Он должен знать рабочий процесс и понимать организацию его работы.
Это может быть штатный референт или небазовый специалист, которого обязывает проводить этот процесс руководитель занятия. Впоследствии такой сотрудник должен тщательно изучить информацию о тайминге.
Подробно! Это может сделать сам сотрудник, но необходимо учитывать время, затраченное на фиксацию результатов.
Как проводится хронометраж
Как правило, процедура проводится в несколько этапов.
Сотрудники, деятельность которых контролируется, выбираются в зависимости от цели хронометража. Если цель — установить нормы времени, то для анализа следует выбрать работников со средним уровнем производительности. Если задача состоит в том, чтобы установить шаблон неинтерпретации чертежей, выбираются работники, стоящие за графиком. При разработке шаблона анализируется работа людей с высокой квалификацией и хорошими показателями производительности.
Наблюдатели должны видеть весь рабочий процесс выбранных сотрудников. Соответствующее место должно быть выбрано на этапе подготовки к процессу. Наблюдатели и сотрудники не должны общаться во время измерения.
При проведении хронометража необходимо измерять время выполнения каждой задачи и время коротких перерывов. Проводится несколько измерений, и продолжительность рассчитывается путем нахождения среднего значения.
Чтобы информировать вас! Для измерения времени выбирайте традиционный электронный таймер. Они хороши, если вы запоминаете результаты. Таким образом, задание или серию измерений можно перенести в форму после их выполнения.
Характеристики измерений и расчетов
Во время хронометража время выполнения каждой задачи измеряется непрерывно. Выполняются различные измерения. Определяется средняя продолжительность каждой операции.
В таблице показано, сколько измерений необходимо произвести в зависимости от характера работы и продолжительности каждой операции.
| Характер работы | Количество измерений в зависимости от продолжительности работы, мин. | |||
|---|---|---|---|---|
| Макс. 1 | 1-5 | 6-10 | 10 и более | |
| Работа на автоматизированных машинах и оборудовании | 10-20 | 10-20 | 6 | 4 |
| Работа на машинах и оборудовании с применением ручного труда | 15-30 | 15-30 | 10 | 6 |
| {ручной | 30 | 20-30 | 12 | 8 |
Также рассчитывается коэффициент стабильности для ухода за временем. Точность измерения должна быть проверена.
Коэффициент рассчитывается путем деления максимального значения функции на минимальное значение. Полученный результат необходимо сравнить с набором данных. Если скорость коэффициента превышена, делается вывод, что измерение выполнено неправильно. Поэтому его необходимо перезапустить.
В таблице приведены коэффициенты стабильности времени для различных видов работ и производств.
| Тип производства | Коэффициент устойчивости во времени для времени открытия более 15 секунд | ||
|---|---|---|---|
| Работа машины | Механическая и физическая работа | Физический труд | |
| 1,1 | 1,5 | 2 | |
| Сериал | 1,1 | 1,3 | 1,7 |
| Небольшие партии | 1,1 | 1,7 | 2,3 |
Бухгалтерский бизнес: измерение рабочего времени бухгалтеров
Дополнительная отчетность никому не нравится. Особенно бухгалтеры: мы живем в мире отчетов. Однако «картина рабочего дня» бухгалтера может быть использована как инструмент управления.
Вот пример. Бухгалтерские фирмы ведут функциональные счета. Существует множество подходов, когда речь идет о взимании платы в любой форме. Однако чем больше клиент вовлечен в бизнес, тем больше неопределенность и выше риск возникновения различных «трудоемких» задач. Примеры: акт сверки с контрагентом клиента (если эту задачу выполняет бухгалтерская фирма), общение с клиентом, ответы на его постоянные вопросы (не игнорировать же их?) , «администрирование» и т.д.
Согласно документу, все вроде бы в порядке, но время для клиента проходит, как вода в горячем песке.
А + Б + В = равное бухгалтерское счастье, но легче сказать, чем сделать.
Возможности MultiBookHunter как для А и Б (ввод новых счетов для контроля клиентов), так и для В (напишите нам, если вы сбежали!). Это полезно для обоих.
Однако для принятия решения в приведенном выше примере требуется ручное вмешательство, то есть измерение. Это исключение, которое подтверждает правильность способа автоматизации мультибухгалтера.
Вот тут-то и возникает неблагоприятная «картина рабочего дня» на фоне недоверия к бухгалтеру, на которого возлагается эта дополнительная работа.
Суть этого метода заключается в определении стоимости ежемесячного обслуживания на основе объема работы с клиентом, измеряемого, например, ежемесячными часами, необходимыми для обслуживания клиента. По сути, это время, затраченное бухгалтером, умноженное на стоимость обслуживания клиента.
Эти затраты могут быть определены исходя из стоимости часа работы бухгалтера, плюс премия, плюс общий процент затрат и маржа прибыли.
Успех метода «картинки рабочего дня» заключается в форме учетного листа, в котором собраны все детали занятости сотрудника в течение дня. Если этим злоупотреблять и давать обещания, работа будет потеряна.
Конечно, этот случай был частным и не относился к «Мультибухгалтеру», но был приписан им, хотя использовалась таблица Excel.
Ни одна из моделей не является идеальной, объективной реальностью.
Измерение стоимости работы в виде «картинки рабочего дня» также имеет следующие недостатки.
Однако этот метод эффективен как специальная мера управления, когда традиционные расчеты не дают результата.
Хотите узнать больше о компаниях по управлению бухгалтерией? Подпишитесь!
Образец заполнения и пример табеля учета рабочего времени
Заключительная часть подготовительного этапа — подготовка бланков табеля учета рабочего времени.
Рисунок 3. Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Образец заполнения табеля учета рабочего времени:
Зачем нужен «моментальный снимок» рабочего дня
Время — ценный ресурс, за который работодатели платят сотрудникам. Исследование Onlinemba. com показывает, что из восьми часов, отведенных на оплачиваемую работу, только пять тратятся непосредственно на выполнение своих обязанностей. Остальные три часа уходят на интернет-серфинг — 44 %, общение с коллегами — 23,4 % и простой отдых — 3,9 %. И 1,3 % времени сотрудники посвящают поиску другой работы — в ущерб своему нынешнему работодателю.
Чтобы понять, как лучше организовать рабочее время в компании, используйте хронометраж для учета времени, потраченного на конкретные виды деятельности. Этот метод также называют «моментальным снимком» или «картинкой» дня. Не следует путать «моментальные снимки» с методами контроля, направленными на выявление нерадивых работников. Хронометраж помогает планировать и прогнозировать эффективность методов управления.
Одна из ключевых функций хронометража — устранение точек перегрузки в рабочем процессе. Хорошо известно, что скорость работы каждой группы, процесса или бизнеса определяется самым медленным звеном в цепи. Изучив характер работы и затраты времени в каждом звене цепи, можно выявить эти «слабые» звенья и найти причины задержек. Обычно в таких отделах работники выполняют много функций необоснованно или перегружены. В первом случае проблему можно решить оптимизацией работы, во втором — расширением штата, в третьем — сокращением числа работников.
На основе полученной информации можно сделать выводы, позволяющие сократить потери рабочего времени, перераспределить обязанности, реорганизовать рабочие программы, а иногда сократить или нанять новых сотрудников.
Учет рабочего времени регламентируется приказом, в котором определяется ответственный и перечисляются люди, подлежащие контролю. Задание также доводится до сведения контролируемых лиц. Это не тайный бизнес по выявлению нерадивых зи, а инструмент для улучшения рабочих процессов, в том числе и для повышения эффективности сотрудников.
В случае регулярных измерений мы создаем регламент по времени. В этих регламентах содержатся указания на регулярность деятельности, правила выполнения, применяемые нормы, расчеты и правила, регламентирующие работу других сотрудников. Целесообразно объяснить, какая регулярная деятельность подлежит оценке времени.