Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Однако на практике это не всегда возможно. Например, из-за отсутствия работников на рабочем месте. Согласно закону*, в таких случаях работника необходимо уведомить о необходимости явиться за документом или дать согласие на его отправку по почте. Но что делать представителю HR-службы, если доверенное лицо пришло за трудовой книжкой уволенного сотрудника? Давайте на примере разберемся, всегда ли можно выдавать трудовую книжку по доверенности.
Показательный случай.
В ЗАО «Веста» прием на работу руководителей филиалов, главных бухгалтеров и лиц, их замещающих, осуществлялся в головном офисе в Москве. Там же хранились и трудовые книжки. При увольнении эти сотрудники приходили в отдел кадров ЗАО, подписывали необходимые документы (приказ об увольнении, личную карточку Т-2 и т.д.) и получали свои трудовые книжки. За три года работы компании этот процесс ни разу не давал сбоев.
Проблема возникла в декабре 2009 года, когда заместитель главного бухгалтера Самарского филиала Елена К. не получила документы в день увольнения (16 декабря) (трудовую книжку он также отказался отправлять по почте). Через неделю после увольнения Елена отредактировала доверенность на Марию С. (которая не являлась сотрудником ЗАО) и заверила документы на ее прежнем месте работы (в филиале). Именно с этой доверенностью Мария обратилась 24 декабря в центральную администрацию «Весты» и попросила предоставить ей место бывшей сотрудницы.
Внимательно изучив документы, менеджер по персоналу отметил, что Доверенность была заверена главным бухгалтером Самарского филиала 23 декабря 2009 года, когда Елена уже не являлась сотрудником филиала. Из этого документа следовало, что доверенное лицо не имело права совершать все действия, связанные с получением трудовой книжки (например, не было указано право подписи в личной карточке по форме № Т-2). Кроме того, не были полностью указаны данные паспорта бывшего работника. Можно ли оформлять трудовую книжку на основании такого документа, если ни в Трудовом кодексе, ни в нормативных актах нет упоминания о доверенности? Менеджер по персоналу принял меры предосторожности и решил обсудить этот вопрос с юристами агентства. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершить уполномоченное действие (ст. 187 ГК РФ).
Совет.
Если уволенный сотрудник просит выдать ему по почте трудовую книжку, документ следует направить заказным письмом с описью вложения и заявлением о вручении.
Что делать?
Адвокат Анатолий Н., выслушав директора по персоналу, заявил, что доверенность как юридический документ предусмотрена Гражданским кодексом. Однако это не означает, что работники не могут использовать этот документ в трудовых отношениях. Как сказано в пункте 4 статьи 185 Гражданского кодекса, работник может, например, доверить получение зарплаты доверенному лицу. Тогда организация, в которой работает сотрудник, вправе заверить этот документ.
Что касается трудовых книжек, то ни в Законе о труде, ни в Правилах нет положений о выдаче замен. И это не случайно. В период работы по трудовому договору этот документ должен храниться у работодателя. По закону (ст. 841 ТК РФ), трудовая книжка должна быть выдана работнику только в день увольнения. Однако если работник уволен и не получил трудовую книжку в последний день работы, то со следующего дня на его отношения с работодателем уже распространяются нормы Гражданского кодекса. Это означает, что работник может поручить получение этого документа родственнику или другому лицу в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса. После этого работодатель обязан (на основании надлежащим образом оформленной доверенности) выдать трудовую книжку. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если в доверенности не указан срок, она действительна в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).
Требования к оформлению доверенности
Ознакомившись с доверенностью, представленной Марией, Анатолий сказал, что по этому документу нельзя оформить трудовую книжку. Объясните, пожалуйста, почему. Доверенность должна быть нотариально заверена (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Руководители филиалов не уполномочены заверять эти документы, тем более что директор уже не является сотрудником компании.
Кроме того, доверенность на получение трудовой книжки должна содержать сведения о доверенном лице (включая ФИО, паспортные данные, место жительства и иные сведения, необходимые для подтверждения личности), а также полную информацию о гражданине, которому направляется трудовая книжка. Лицо, уполномоченное получить трудовую книжку от своего имени.
Юрист пояснил, что при подаче доверенности необходимо также обратить внимание на дату ее оформления и срок действия. Действительно, в соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса доверенность, в которой не указана дата передачи, является недействительной. Выдать трудовую книжку на основании такого документа (даже если он нотариально заверен) невозможно. Невозможно выдать трудовую книжку на основании доверенности с истекшим сроком действия.
Менеджер по персоналу объяснила Марии, что юрист не подходит, и посоветовала ей сказать бывшей сотруднице, чтобы она написала новый документ для нотариуса. Елена так и сделала, определив Марию заместителем. В результате в Марии появилась трудовая книжка по представлению нотариуса. За ней последовал данный документ (см. образец на стр. 95).
Таким образом, чтобы выдать лишние трудовые книжки другим сотрудникам, кадровикам необходимо оформить доверенность таким образом, чтобы не оставалось сомнений в юридической силе этого документа.
Кристина Теплова, юрист адвокатского бюро Lidings.
*Статья 541 Трудового кодекса РФ, пункт 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ. 225 от 16 апреля 2003 г. (далее — Положение).
Представление на получение трудовых книжек.
Подборка наиболее важных документов по теме Представительство для получения трудовых книжек (нормативно-правовые акты, формы, статьи, советы экспертов и т.д.).
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типичная ситуация: документ, выдаваемый одному сотруднику при увольнении (Центральное книжное издательство, 2024) Выдача трудовой книжки другому лицу возможна только от имени нотариуса. В этом случае в книжку вносятся реквизиты заместителя и ФИО уполномоченного лица, которые уполномоченное лицо подписывает при получении книжки (ст. 185.1 ГК РФ).
Каковы правила публикации предложения о работе при увольнении?
Оформление трудовой книжки при увольнении — важный процесс при расторжении трудового договора с работником. Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении? Можно ли передать рабочую книгу родственникам-родителям сотрудника? Какова ответственность за последующие версии рабочей книги? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в следующих документах.
Регистрация в трудовой книжке по окончании срока действия договора.
Все еще храните бумажную книгу документов? Получите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с книгой документов с учетом последних изменений в законодательстве.
Дело в том, что увольнение сотрудника подтверждается соответствующим приказом, основанием для которого является регистрация в трудовой книжке. В журнале регистрации указываются условия увольнения и причины прекращения трудовых отношений.
В этой статье мы рассказали о том, какие документы должны быть выданы работнику при увольнении.
Порядок вложения регламентирован процессом заполнения трудовой книжки, утвержденным Постановлением Минтруда России от 19. 05. 2021г. 320N.
Увольнение работника означает, что запись, сделанная в документе при приеме на работу, заверена работодателем итоговой подписью режимщика и сотрудника, а также печатью (при наличии). Это удостоверяется процедурой P. 36, согласно приказу №. 320 Н. Подпись работника может отсутствовать, если документ не может быть выдан ему на руки.
Сама практика увольнения происходит в следующем порядке.
В деле о расторжении трудового договора должна быть ссылка на основания, которыми являются соответствующие статьи Трудового кодекса РФ.
Примечание: Новое Положение о ведении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года (утверждено постановлением Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н) не предусматривает информирование работников о записях, внесенных в трудовые книжки. форму трудовой книжки (ранее подписанную работником на основании журнала учета увольнений). Подробнее о новых правилах оформления трудовых книжек, которые начнут действовать с сентября 2021 года, читайте здесь.
Дополнительную информацию о создании трудовых книжек см. в статье Роструду разрешили «штамповать» трудовые книжки.
Оформление трудовой книжки на третьих лиц
В некоторых случаях передача документов может быть разрешена без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии со всеми правилами, правильно заполнена и передана родственникам умершего. По письменному запросу документы могут быть высланы по почте. Подтверждением наличия родственных связей может служить любой документ, например, свидетельство о рождении или браке.
Трудовые книжки может получить и адвокат уволенного сотрудника. В этом случае необходимо предоставить подписанную доверенность со следующей информацией.
Публикация книг должна быть подтверждена распиской уполномоченного лица. Если публикация невозможна из-за отказа в получении или если запрос не был сделан, документ должен храниться до получения запроса. Максимальный срок хранения документа у работодателя составляет 75 лет, если документ был составлен с учетом делопроизводства после 1 января 2003 года, и 50 лет, если он был составлен до 1 января 2003 года (Указ Росалкогольрегулирования от 20 декабря 2019 года № 236).
Подробнее о сроках хранения документов читайте в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации?
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки
Таким образом, работодатель обязан выдать служебный журнал при увольнении работника в последний рабочий день или направить документ другим способом, если увольняемый не находился на рабочем месте.
Работодатель несет полную ответственность за задержки в выдаче документов или неправильные записи. Также работодатель обязан компенсировать работнику количество дней задержки неполученного документа в размере среднего заработка (ст. 165 ТК РФ). Новая дата увольнения подтверждается приказом и требует новой регистрации книжки. Предыдущая регистрация признается недействительной.
ВАЖНО: Неверная информация в документе может обернуться против работника в суде.
Однако даже если работодатель не откажется исправить информацию, работник все равно может понести ответственность в случае лишения его работы, включая требования о возмещении серьезного ущерба. Компенсация полагается в случаях незаконного увольнения или перевода на другую должность без согласия гражданина (статья 234 Трудового кодекса РФ).
Работодатель также несет ответственность за отказ в предоставлении информации работнику. Это касается не только выдачи самого документа, но и его копий. В таких случаях руководители могут быть привлечены к уголовной ответственности по статье 140 Уголовного кодекса Российской Федерации. Наказание может включать в себя крупный штраф и запрет на занятие определенных должностей.
Подробнее о том, как создать гражданский архив, включая сбор и хранение необходимых документов, читайте в статье «Шаги по ведению кадрового архива в вашем бизнесе».
Примечание: Несвоевременное предоставление документов без уважительных причин влечет наложение штрафа в размере 30 000-50 000 рублей на организацию и приостановление деятельности на срок до 90 дней. Для предпринимателей штраф составляет 1, 000-5, 000 рублей. При повторном совершении подобных противоправных действий штраф может увеличиться до 70 000 рублей для юридических лиц и до 20 000 рублей для индивидуальных предпринимателей (ст. 5. 27 п. 1, 4 КоАП РФ).
Однако при определенных условиях ответственность за задержку выдачи трудовых книжек с работодателя снимается. Речь идет о случаях, когда последний рабочий день не совпадает с датой увольнения. Например, если увольняется женщина, находящаяся в декретном отпуске, не всегда есть возможность выдать ей документы в тот же день из-за отсутствия на работе. То же самое относится и к тем, кто совершил прогул. В таких случаях документ должен быть отправлен работнику не позднее трех дней после подачи заявления.
Получение трудовой книжки уполномоченными лицами: требования и процедуры
Выходные: суббота и воскресенье
Нужно ли выдавать трудовые книжки по доверенности?
Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Однако это невозможно сделать, если работник не находится на рабочем месте. В этом случае работник должен сообщить, чтобы документ пришел, или согласиться на отправку его по почте.
Трудовая книжка может быть выдана любому лицу, привлеченному работником.
Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом перед третьим лицом другому или другим лицам (ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
Доверенное лицо должно быть нотариально удостоверено (Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 185). В доверенности должна быть указана дата выдачи доверенности. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является недействительной (статья 186 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Доверенности на получение трудовых книжек должны содержать сведения о представляемом лице (ФИО, гражданство, паспортные данные, домашний адрес) и информацию о дилере.
Руководство Гридинского сельского поселения Костромского муниципального района