Важным элементом взаимоотношений с клиентами и деловыми партнерами является направление ответов на претензии. Этот документ свидетельствует о добросовестности организации и желании продолжать сотрудничество. Кроме того, составленный в вежливой форме и в соответствии с требованиями закона, ответ на требование об оплате долга помогает решить вопрос, не доводя его до судебного разбирательства. В конце статьи можно скачать образец. Для начала рассмотрим общие правила составления бланков.
Правила составления ответов
Для подготовки ответов на письма о погашении задолженности рекомендуется использовать бланк агентства. Если таковой не предусмотрен, можно взять обычные листы формата А4. Для того чтобы официальный вид имел документальное подтверждение, сведения о юридическом лице должны быть зарегистрированы.
ВАЖНО: Письмо должно быть подписано руководителем или другим уполномоченным лицом.
В большинстве случаев ответы отправляются по почте. Для этого используется регистрационное письмо, включающее перечень прилагаемых документов и квитанцию о возврате.
У получателя есть три варианта ответа на претензионный документ.
При написании ответа основная задача — отразить мнение о документе, взятом из части 2, и направить решение контрагенту.
Общее планирование документа
Идеальный ответ предусматривает продолжение сотрудничества с контрагентом, направившим претензию. Конкретного вида документа нет, но он составляется по общему плану.
Образцы ответов на требования об оплате долга включают следующие пункты
В некоторых случаях бланки заверяются печатью. Письмо должно быть внесено в исходящий документ, так как это часть документооборота с контрагентом.
Чем могут помочь управляющие компании?
Требования об оплате задолженности часто направляются управляющей компанией. Что делать получателю?
В подобных ситуациях стоит включить в текст ссылку на Постановление Правительства РФ. 731 от 23. 09. 10 вводится стандарт раскрытия информации от управляющих компаний.
В этом случае заявка будет отклонена
Как уже говорилось, у получателя претензии есть три варианта ответа на нее. Но когда заемщик может отклонить претензию?
Давайте рассмотрим четыре причины.
В некоторых случаях судебного разбирательства не избежать, несмотря на компетентный ответ на претензию. Однако сам факт своевременной отправки документа является дополнительным преимуществом для должника. В противном случае все расходы должны быть компенсированы, даже если решение будет положительным.
Рекомендуется отправлять форму по электронной почте. В этом случае очень легко доказать, что документ был отправлен и получен с другого документа. Это отражается в уведомлении об исполнении.
Поэтому ответы на требования являются частью современного бизнеса. Документ должен быть составлен в соответствии с установленными правилами, содержать ссылки на закон и традиционные оговорки. Разумно признать наличие долга и извиниться за него. Должникам полезно сообщать о причинах несвоевременной оплаты услуг. Кроме того, можно скачать образец ответа на это требование. Однако это лишь один из примеров. Для получения более подробной информации стоит обратиться к юристу.
Создание ответа
Ответ на требование составляется лицом, которому оно адресовано. Обычно юридический консультант компании отвечает за подготовку официального ответа, который должен быть подписан директором. Отдельные лица могут также поручить подготовку ответа юристу-специалисту.
Желательно подготовить ответ, чтобы не доводить ситуацию до суда. Ведь в суде с ответчика могут быть взысканы расходы на организацию судебного заседания и штрафные санкции.
Ответить на претензию кредитора стоит, если должник не исполнил обязательство не по своей вине, а не исполнил его из-за чрезвычайной ситуации, получения достойного, необоснованного требования или записи неправомерного получателя.
В ответе автор может признать долг полностью или частично или признать его полностью незаконным.
Как подготовить ответ
Ответы на требования могут быть подготовлены в любом формате с учетом особых правил составления таких документов. Поэтому документ должен быть составлен в официально-деловом стиле. В нем не должно быть неуважительных, постыдных или упрощенных формулировок. Ответы не должны допускать исправлений и неточностей. Перед отправкой документа следует тщательно проверить его на наличие несоответствий.
Ответы должны быть обоснованными, полными и краткими. Каждый довод должника должен сопровождаться ссылками на нормативные акты, служебные инструкции, положения и другие документы, которые могут быть неизвестны отправителю претензии.
Ответ должен содержать всю необходимую информацию, придающую документу юридическую силу.
Если ответ готовится юридическим лицом, то ответ должен быть оформлен на официальном бланке формата А4.
Структура ответа на требование выглядит следующим образом.
Ответы могут быть отправлены заказным письмом с описью вложения или подписаны и вручены непосредственно адресату. В последнем случае необходимо сделать два экземпляра.
Если ответ направляется юридическим лицом, он должен быть заверен печатью организации и содержать дату и номер исходящего письма.
К заявлению прилагаются документы, подтверждающие достоверность предоставленной информации. В частности, это копия паспорта, копия заключенного договора, копия платежного документа, подтверждающего оплату, и копия соглашения об оплате. Ожидается, что кредитор ответит на претензию в сроки, указанные в самом документе.
Кредиторы ожидают ответа на свои требования в сроки, указанные в самом документе. Как правило, речь идет о сроке в 10-30 дней. Если должник не исключает нарушения со стороны кредитора, тот имеет право обратиться в суд.
Если претензия игнорируется, многие должники ожидают вызова в суд. Однако этого не всегда достаточно. Например, коммунальные платежи могут быть взысканы на основании судебного решения без присутствия ответчика в суде. Несмотря на то, что на обжалование таких постановлений отводится всего 10 дней, многие жильцы не укладываются в этот срок, после чего постановления вступают в законную силу.
Поэтому кредиторы могут направлять претензии, требуя уплаты долга по разным основаниям. Чтобы побудить должника выплатить долг, например, чтобы получить законные основания для обращения в суд. Направляя должнику претензию, кредитор рассчитывает получить на нее ответ в течение короткого времени. В то же время предоставление ответа — это право, а не обязанность должника; в ответе он может потребовать частичной оплаты долга, отказаться от оплаты в связи с незаконностью или частично признать долг.
Что должно быть написано в ответе
Не существует точного образца, который может быть утвержден нормативным актом. Каждый автор документа имеет право писать его по своему усмотрению: кратко или полностью, следовать непрерывному повествованию или разбивать текст на абзацы и списки. Всегда уместны письма в стиле электронной почты.
Ответы на требования о взыскании задолженности должны содержать следующую информацию.
Если требования немногочисленны и однообразны, постарайтесь ограничиться кратким, но исчерпывающим описанием события. Предоставьте информацию, расчеты. Ссылайтесь на информацию из прилагаемого акта, копии документа.
В идеале ответы на простые требования не должны быть многостраничными. Максимум 2 страницы. Разумеется, количество этого материала не ограничено. Однако помните, что это ответ на претензию, а не жалоба или иск. Главная цель ответа — изложить свою позицию. Затем вы сможете развить, адаптировать и дополнить свою точку зрения в ходе переговоров или судебного разбирательства. Ваш первоначальный ответ должен выполнять функцию выражения общего мнения об утверждениях истца.
В качестве примера ответа можно использовать образец ответа на требование об оплате долга коммунальной организации.
Ответ регоператору о задолженности по вывозу отходов
Инструкции: отказ от ответа на требование об оплате долга
Ответ на требование об оплате долга — это письмо должника, в котором он выражает несогласие со своим договором или затронутой частью претензии.
Если ответ является обязательным
Претензия в традиционных отношениях является обязательной. Если стороны не желают обращаться в суд, начинается процесс досудебного компромисса. Пострадавшая сторона направляет должнику письмо с требованием погасить долг. Должник решает, отвечать ли ему на это уведомление.
Если должник согласен с требованием, он просто выплачивает долг и не обязан отвечать. Если нет — ответьте письменно и объясните свою позицию. В ответном письме выразите свое несогласие, откажитесь выполнить требования, потребуйте объяснений по поводу штрафа или отложите оплату.
Если вы не согласитесь и проигнорируете письмо, дело окажется в суде. Пострадавшее лицо имеет право подать в суд на должника через 30 дней после получения уведомления о задолженности (ст. 4, п. 5 АПК РФ).
Процесс взыскания долга определяется договором, и стороны руководствуются им. Если предварительное решение уже вынесено, но долг еще не погашен, пострадавшая сторона обращается в суд. В этом случае заемщик оплачивает не только долг, но и штрафы или проценты за пользование и расходы других лиц: госпошлину, услуги адвокатов, специалистов, нотариусов, почтовые расходы.
Как правильно составить ответ
Пенсионные порядки не прописаны на законодательном уровне. Есть способы правильно ответить на требования об уплате долга по деловой почте.
Грамотно составленное ответное письмо поможет избежать судебных споров. Ниже приведен пример ответа на претензию о необоснованном долге.
Как правильно его отправить
Ответное письмо следует отправлять только в письменном виде по адресу, указанному в претензии. Оно будет направлено по почте с уведомлением о вручении и перечнем сопроводительных документов. Другие варианты — передача курьерской службой с вручением лицу, уполномоченному на подписание.
Если в требованиях потерпевшей стороны не указан адрес отправки, проверьте почтовый и юридический адрес в договоре. Если речь идет о физическом лице, отправьте письмо на его адрес проживания.
Заемщик может отправить ответ по электронной почте (Определение Верховного суда в целом, ст. 65, ст. 65, 23. 06. 2015). Используйте электронный документооборот для подписания документов электронной подписью. Использование электронной подписи позволяет идентифицировать личность и подтвердить суду факты и даты документа. И еще: делайте скриншоты во время работы с электронной почтой.