Как правильно написать письмо клиенту на возврат денег за недостаточное количество материалов и вынужденную покупку материалов за свой счет, рассказывается в статье.
Вопрос: как правильно написать письмо заказчику на возмещение (наш клиент был переведен на УСНО налогообложение, покупка материалов? Готов ли заказчик вернуть письмо, что написать)?
ОТВЕТ: в письме объясняете ситуацию и сообщаете, что между вами был заключен договор, денег на материалы, предоставленные заказчиком, не хватило, и вам пришлось приобрести материалы за свой счет, так как возникли дополнительные расходы. Вы просите компенсировать расходы.
Одновременно в письме заказчику предлагается подписать соглашение о возмещении расходов по договору. Образец приведен ниже.
Соглашение определяет процесс возмещения, сроки и позволяет избежать дополнительных рисков.
Если заказчик согласен возместить ваши расходы, он не должен возражать против заключения такого соглашения.
Как составить заявление на возмещение расходов сотрудника в пользу компании
Сотрудник компании не получал средства на основании контрольной суммы и поэтому потратил деньги на нужды компании. Как написать заявление на возврат личных расходов на производственные нужды?
Заявление работника с просьбой о возврате средств на производство
Закон не запрещает сотрудникам приобретать товары, проекты или услуги компании, после чего траты погашаются. Однако в этом случае работник не получает наличные из фонда, а значит, ему не нужно составлять предварительное заявление. Для возмещения расходов сотрудника достаточно письменного заявления или служебной записки от сотрудника, подтверждающей понесенные расходы.
Как документация влияет на налог.
Эта документация необходима для того, чтобы налоговые органы не рассматривали компенсацию как доход для сотрудников, которые должны платить НДФЛ. Мы также не нашли оснований утверждать, что выплаченная компенсация должна быть признана расходом при расчете налога на прибыль.
Если работник компенсирует расходы, оплаченные за свой счет, с процентами, а компания с этим согласна, то доход работника не является производным и, следовательно, подлежит обложению налогом на прибыль (ст. 209 ФЗ РФ). а также основанием для начисления страховых взносов, в том числе взносов на травматизм. Кроме того, компенсация внеплановых расходов не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
В какой форме оно составляется?
Единой формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудники могут составлять его в произвольной форме.
‘Некорректные заявления не отзываются. Они должны быть уточнены. Налоговый кодекс не содержит понятия «отзыв» заявления. И отменить решение налоговых органов просто невозможно. Даже если компания напишет письмо в ФНС с просьбой отменить декларацию, это никак не повлияет на ход камералки. Только отправив уточненку, можно исправить ошибки, допущенные компанией в своей налоговой декларации».
Сергей Тараканов, заместитель руководителя Федеральной налоговой службы РФ
Что должен содержать документ
Чтобы убедить налоговиков в том, что расходы, возвращенные сотрудником в пользу компании, являются заработком, а не доходом, в заявлении необходимо подробно объяснить цель и обстоятельства, при которых были понесены расходы. Если документация будет подготовлена таким образом, то проблем с отражением этих выплат в налоговом учете возникнуть не должно.
К заявлению также должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы.
Расходы на приобретение каталога.
Во время посещения профессиональной выставки «Мир стекл а-2012» в ЦВК «Экспоцентр» (Москва) 8-10 февраля 2012 года по поручению руководителя отдела маркетинга был приобретен список контактов участников выставки. Он используется в деятельности компании как база данных потенциальных клиентов.
Я оплатила список из собственных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 девушка. Прошу вернуть мне сумму в размере 1500 (1000 500) рублей за возникшие расходы. 00 крэк.
Прошу приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.
— Каталог «Мир стекл а-2010» с контактной информацией об участниках выставки — 1 экз,
— Финансовый документ от 2 февраля 2012 г. № 1036-1 на листе — 1 экз.